วิชาภาษาไทยธุรกิจ เรื่องภาษาไทยเพื่อการสื่อสารธุรกิจ

ตอนที่  1  การสื่อสารของมนุษย์

ภาษาคือสิ่งที่มนุษย์ใช้ในการสื่อสารซึ่งกันและกัน    ทำให้มนุษย์สามารถเข้าใจความหมาย ถ่ายทอดความคิด ประสบการณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ การสื่อสารด้วยภาษาของมนุษย์ไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ แต่มนุษย์สร้างขึ้นมาด้วยจุดประสงค์แตกต่างกัน  ภาษาที่มนุษย์มีหลายรูปแบบทั้งด้านการใช้เสียง  ภาพ  ท่าทาง สีหน้า สายตา  ตัวหนังสือ       และรูปแบบอื่นๆ  ซึ่งในบางครั้งอาจจะเกิดขึ้น   โดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ได้   แต่สิ่งสำคัญคือหากมนุษย์ไม่เรียนรู้หรือมีประสบการณ์ในการใช้ภาษาแล้วก็อาจทำให้เกิดความผิดพลาดเสียหายได้

นอกจากภาษาที่มนุษย์ใช้ในการสื่อสารความหายตามปกติแล้ว มนุษย์ยังได้สร้างภาษาเฉพาะขึ้นมาเพื่อ ใช้สื่อสารตามวัตถุประสงค์ของตนเองในอีกหลายลักษณะ เช่น ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารมวลชน  การโฆษณา  การประชาสัมพันธ์   ภาษาทางการฑูต  ภาษาราชการ  ภาษาทางการแพทย์   ภาษาทางวิชาการ   ภาษาวัยรุ่น  ภาษาในวงการสงฆ์ ฯลฯ  นอกจากนั้นยังมีภาษาที่ใช้ในกรณีพิเศษอื่นๆ อีกเช่น  ภาษาของคนหูหนวก  ภาษาของคนตาบอด   ภาษาดนตรี  การศึกษาเพื่อให้เข้าใจความหมายของภาษาเหล่านี้    เพื่อประโยชน์ในการสื่อสารของมนุษย์ซึ่งเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นอย่างยิ่ง                                                            ตามธรรมชาติแล้ว มนุษย์ไม่มีภาษาเพื่อใช้ในการสื่อสารระหว่างกัน เหมือนกับสัตว์อื่นๆ แต่เมื่อมีความจำเป็นต้องมาอยู่ร่วมกันเนื่องจากความต้องการการอยู่รอดของชีวิต ซึ่งต้องคิดวิธีการที่จะสามารถสื่อความหมายระหว่างกัน มนุษย์จำต้องคิดสร้างภาษาเพื่อสื่อสารความคิดความต้องการและประสบการณ์ของภาษาให้ผู้อื่นได้รับรู้  ซึ่งก็ทำให้สามารถอยู่ร่วมกันได้อย่าง  เพราะมีความเข้าใจซึ่งกันและกัน  เนื่องจากภาษาเป็นสิ่งที่ไม่ได้ขึ้นเองตามธรรมชาติ แต่มนุษย์เป็นผู้สร้างขึ้นมาตามจุดประสงค์ของตนเอง  ดังนั้นเพื่อที่ทำให้สามารถเข้าใจความหมายได้ร่วมกัน มนุษย์จึงมีความจำเป็นในการต้องเรียนรู้ต้องมีทักษะและมีประสบการณ์ในการใช้ภาษาต่างๆ เพื่อให้เกิดการรับรู้ร่วมกันได้  หากไม่ได้มีการเรียนรู้แล้ว  โอกาสที่จะเข้าใจความหมายร่วมกันก็ย่อมเกิดขึ้นไม่ได้ จะเห็นว่าลักษณะภาษาของมนุษย์ถ้าเป็นสิ่งที่ไม่ได้รับการเรียนรู้หรือฝึกหัด จะเป็นการสื่อความหมายเฉพาะแต่อารมณ์ที่เกิดขึ้น แต่ไม่ได้สื่อความหมายอื่นใดๆ เช่น ความคิดเห็น หรือข้อมูลอื่นๆ  

ดังนั้นหากการสื่อสารที่ออกมาตามธรรมชาติของมนุษย์จะไม่ผ่านการกลั่นกรอกใดๆ ไม่สามารถสื่อสาร ความซับซ้อนของการสื่อสารอื่นได้ เช่น หัวเราะเมื่อพอใจ  ร้องไห้เมื่อเสียใจ  เบิกตาโตหรืออุทานเมื่อตกใจ เป็นต้น        สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่การสื่อสารที่ซับซ้อนของมนุษย์เป็นแค่ภาษาที่แสดงถึงความรู้สึกตามธรรมชาติเท่านั้น ไม่มีการสร้างขึ้นมา  เพื่อใช้ในการสนองจุดประสงค์อื่นใดภาษาที่มนุษย์สร้างขึ้นนั้นมี

ตอนที่ 2  รูปแบบที่ใช้ในการสื่อสาร

การสื่อสารของมนุษย์นั้นมีหลายรูปแบบ  แต่ละประเภทมีลักษณะที่แตกต่างกันไป  การที่จะสื่อสารได้อย่างมีคุณภาพจึงมีความจำเป็นต้องเรียนรู้ถึงลักษณะเฉพาะของการสื่อสารแต่ละประเภทด้วย รูปแบบการสื่อสารต่างๆ ที่จะแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบได้ดังนี้

1.การสื่อสารส่วนบุคคล (Intrapersonal Commutation)

2.การสื่อสารระหว่างบุคคล (Interpersonal Commutation)

3.การสื่อสารมวลชน (Mass Communication)

การสื่อสารส่วนบุคคล (Intrapersonal Communication)

เป็นการสื่อสารที่เกิดขึ้นและจบลงในตัวคนเดียว  เป็นสำนวนภาษาการสื่อสารที่คิดว่าเป็นจุดเริ่มต้นของการสื่อสารทุกประเภท  ทำให้มนุษย์สามารถเรียนรู้จักตนเอง และนำไปใช้ในการพัฒนาทักษะ เพื่อสื่อสารกับผู้อื่นได้เป็นอย่างดี

การสื่อสารระหว่างบุคคล (Interpersonal Communication)

เป็นการสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่างบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป  ลักษณะพิเศษของการสื่อสารแบบนี้คือ มีการเผชิญหน้ากันในระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร  ทำให้การสื่อสารสามารถพัฒนาต่อไปได้  เพราะสามารถแก้ไขได้ในทันทีทันใดหากมีความผิดพลาดเกิดขึ้น   เป็นการสื่อสารที่สมบูรณ์เนื่องจากครบวงจรมีปฏิกิริยาโต้ตอบเกิดขึ้นในการสื่อสาร  ทำให้ผู้ส่งสารรู้ว่าผู้รับสารเข้าใจในสารที่ส่งไปหรือไม่    ถือว่าเป็นการสื่อสารที่มีคุณภาพสมบูรณ์ที่สุด มีประสิทธิภาพมากที่สุด ในกระบวนการสื่อสารทั้งหมด การสื่อสารประเภทนี้แบ่งเป็น 3 ลักษณะใหญ่ๆ ด้วยกันคือ

1.การสื่อสารแบบพบปะสนทนาไม่เป็นทางการ (person to person)

ไม่มีรูปแบบบังคับเป็นการพูดคุยกันธรรมดาในเรื่องที่พูดไป เช่น การสนทนาพูดคุยที่ใช้ในชีวิตประจำวัน

2.การสื่อสารกลุ่มย่อย (small group communication)

เป็นการสื่อสารที่มีรูปแบบบังคับว่าจะต้องเป็นการพูดสนทนาระหว่างบุคคล 3 คนขึ้นไป มาพูดคุยกันในรูปแบบของการปรึกษาหารือ เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน  การประชุมนี้อาจจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้  แต่ต้องมีการกำหนดจุดประสงค์ เพื่อบรรลุจุดหมายร่วมกัน อาจมีการจัดตั้งหัวหน้ากลุ่มอย่างเป็นทางการหรือไม่ก็ได้  แต่ผลสรุปที่ออกมาจะเป็นสิ่งที่ทั้งกลุ่มจะยอมรับ  และปฏิบัติตาม  ลักษณะของการรวมกลุ่มและ  ปฏิกริยาที่เกิดขึ้นในกลุ่ม รวมทั้งบรรยากาศของการรวมกลุ่ม จะทำให้เราสามารถทราบได้ว่า การรวมกลุ่มในครั้งนี้ประสบความสำเร็จหรือไม่  รวมทั้งผลสรุปที่เกิดขึ้นจากการรวมกลุ่มนี้จะใช้ประโยชน์ได้หรือไม่ เพราะหากบรรยากาศในการรวมกลุ่มมีลักษณะไม่น่าพังประสงค์  เช่น  ไม่มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น  สมาชิกไม่มีความรู้สึกที่จะมีส่วนร่วมในการรวมกลุ่มเช่นนี้ ผลสรุปนั้นอาจจะไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้  เพราะไม่ได้เกิดขึ้นจากการระดมความคิดของกลุ่มจริงๆ การสื่อสารประเภทนี้เหมาะสำหรับแก้ไขปัญหา  หรือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เพื่อการทำกิจกรรมอย่างหนึ่งอย่างใดร่วมกัน เป็นการสื่อสารที่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

การสื่อสารมวลชน  (Mass Communication)

การสื่อสารแบบนี้ทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสาร ไม่มีโอกาสเผชิญหน้ากัน  จึงเป็นการสื่อสารผ่านอุปกรณ์อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น  วิทยุ  โทรทัศน์  อินเทอร์เน็ต  และสิ่งพิมพ์  การจัดเตรียมสารเพื่อให้เกิดความสมบูรณ์ก่อนส่งสาร  ซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่ง  เพราะเมื่อส่งไปแล้วจะไม่มีการปรับเปลี่ยนในระหว่างที่ทำการสื่อสารอยู่  หากจะปรับเปลี่ยนจะทำภายหลังการสื่อสาร  เป็นการสื่อสารที่ไม่คาดหมายปฏิกริยาโต้ตอบ  โดยเฉพาะปฎิกริยาโต้ตอบในทันทีทันใด แบบที่เกิดขึ้นกับการสื่อสารระหว่างบุคคล  เป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้เลย  อีกสิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดเจนคือ การสื่อสารมวลชน  ไม่สามารถควบคุมผู้รับสารได้  เนื่องจากสาเหตุหลายประการ เช่น

1. ไม่สามารถรับรู้ลักษณะที่แน่นอนของผู้รับสารว่า เป็นใคร มีความสนใจแบบไหน มีความรู้ หรือมีการศึกษาระดับใด  มีจำนวนผู้รับสารเท่าใด  ดังนั้นการเตรียมสารเพื่อส่งออก  จึงอาจไม่มีความเหมาะสม แตกต่างจากการสื่อสารแบบกลุ่มใหญ่  ที่ผู้รับสารปรากฏตัวให้เห็นว่าเป็นใครบ้าง และหัวข้อที่ส่งสารก็เป็นที่สนใจของผู้รับสารอยู่แล้ว ซึ่งได้มารวมตัวกันเพื่อรับสาร  แต่การสื่อสารมวลชนนั้น  ความสนใจของผู้รับสารอาจมีความแตกต่างกันมาก  โอกาสจะส่งสารที่ไม่เหมาะสมแก่ผู้รับสารจึงมีความเป็นไปได้สูง

                2.  บรรยากาศของการรับสารของผู้รับสารแตกต่างกัน  ดังนั้น โอกาสที่จะรับสารได้ความหมาย หรือได้คุณภาพเหมือนกันจึงมีโอกาสเป็นไปได้น้อย  แตกต่างจากการรับสารของการสื่อสารกลุ่มใหญ่ที่ทุกคนอยู่ในบรรยากาศเดียวกัน     การสร้างอารมณ์ร่วมให้เกิดขึ้นจึงง่ายกว่าการกระจายกันอยู่    เพราะโดยธรรมชาติของมนุษย์แล้ว สามารถถ่ายทอดความรู้สึกซึ่งกันและกันได้

3.  ความแตกต่างกัน  ในอุปกรณ์ที่ใช้ในการสื่อสาร  อาจทำให้คุณภาพในการสื่อสารเพิ่มขึ้น  หรือลดลงก็ได้ การสื่อสารมวลชนมีข้อจำกัดหลายประการ ดังตัวอย่างที่ยกให้เห็น ซึ่งเป็นการสื่อสารที่ไม่ได้มุ่งที่คุณภาพ แต่มุ่งไปที่ปริมาณ  มุ่งจะขยายอาณาเขตการรับรู้มากกว่าที่จะหวังผลสัมฤทธิ์เต็มที่   เป็นสิ่งที่ผู้สื่อสารต้องเข้าใจถึงลักษณะของการสื่อสารแต่ละประเภท เพื่อจะได้ใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่

ตอนที่ 3  องค์ประกอบที่ทำให้การสื่อสารประสบผลสำเร็จ

องค์ประกอบของการสื่อสารของมนุษย์  มีลักษณะที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบของการสื่อสารของมนุษย์ อย่างที่กล่าวมาตอนแรกว่า  การสื่อสารของมนุษย์เกิดขึ้นจากการที่มนุษย์คิดวิธีการสื่อสารขึ้นมา  ดังนั้นการศึกษาเรื่ององค์ประกอบในการสื่อสารจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ  องค์ประกอบที่ง่ายที่สุดในการสื่อสารของมนุษย์เมื่อมีการสื่อสารเกิดขึ้น  ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ประการ คือ

1.ผู้ส่งสาร

2.สาร

3.ผู้รับสาร

การเริ่มต้นของการสื่อสารของมนุษย์จะเริ่มด้วยความปรารถนาของผู้ส่งสาร  ที่ต้องการจะส่ง

ข้อมูลนี้ไปยังบุคคลอื่น    ข้อมูลนี้อาจเป็นสิ่งที่มีอยู่ในตัวของเขาเองแต่เดิม    หรืออาจเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในขณะนั้นก็ได้ นั่นก็คือ  สารที่มีอยู่ในตัวของเขานั่นเอง  แต่สิ่งที่เกิดขึ้นนี้เป็นเพียงแค่ความคิดที่มีอยู่ในตัวของเขาเท่านั้น  แต่หากจะถูกส่งต่อออกไปเพื่อให้เกิดความเข้าใจแล้ว  จำเป็นต้องมีการแปรความคิดเหล่านั้นออกเป็นสัญญาณ เช่น เสียง ภาพ หรือสิ่งอื่นๆ  เพื่อให้เกิดความเข้าใจได้  ซึ่งจะสามารถสื่อข้อมูลที่มีอยู่  ทั้งนี้โดยผ่านทางช่องทางต่างๆ ที่เรียกว่า ประสาทสัมผัสทั้ง 5

ประสาทสัมผัสทั้ง 5  คือ การมองเห็น  การได้ยิน  การได้กลิ่น  การรู้รส และการสัมผัส จากนั้นผู้รับสารก็จะได้รับสัญญาณที่ผู้ส่งสารส่งมา  แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าการสื่อสารครั้งนี้จะได้ผลตามที่ผู้ส่งสารต้องการ  เนื่องจากผู้รับสารอาจจะไม่เข้าใจสารที่ได้รับมา  ตามจุดประสงค์ของผู้ส่งสารก็ได้ เนื่องจากสิ่งที่เขามีอยู่ในตัวเองคือ  ประสบการณ์ หรือภูมิหลังของเขา  จะเป็นตัวแปลความหมายของสัญญาณที่เขาได้รับ เช่นเดียวกับที่ผู้ส่งสารเองก็มีประสบการณ์และภูมิหลังอยู่ประจำตัวของเขาเช่นเดียวกัน  ดังนั้น ในการสื่อสารระหว่างบุคคลแล้วโอกาสที่คน 2 คน  จะเข้าใจสิ่งต่างๆ  ได้ตามความต้องการของแต่ละฝ่ายนั้น  ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ หลายประการ  นั่นก็คือ

1.จุดประสงค์ของผู้ส่งสาร

2.สัญญาณที่ใช้ในการแปรสารของผู้ส่งสาร

3.ประสบการณ์ของผู้ส่งสาร

4.ช่องทางในการสื่อสาร

5.การแปลสารของผู้รับสารก่อนที่จะแปรเป็นสัญญาณเข้าไปสู่ผู้รับสาร

6.ประสบการณ์ของผู้รับสาร

7.สภาพแวดล้อมในขณะนั้น

จากองค์ประกอบที่เราเห็นนี้ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในการสื่อสารระหว่างบุคคล โอกาสที่จะเกิดความไม่เข้าใจกันหรือความผิดพลาดต่างๆสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา เช่น เรื่องของประสบการณ์ภูมิหลังของผู้ส่งสารและของผู้รับสารหากมีความแตกต่างกันก็อาจทำให้การแปลความหมายแตกต่างกันได้    การเลือกใช้ช่องทางหรือการเลือกใช้สัญญาณถ้าเกิดการผิดพลาดก็ทำให้การสื่อความหมายผิดพลาดได้  หากไม่ใช้ความระมัดระวังให้มากพอนอกจากนี้ยังมีเรื่องของความรู้สึกความอคติที่มีอยู่หรือแม้แต่สภาพแวดล้อมก็มีบทบาทสำคัญในการสร้างความหมายผิดพลาดได้เช่นเดียวกัน เช่น คนที่รู้สึกไม่ชอบหน้ากัน  การแปลความหายของสารก็จะแตกต่างจากคนที่ชอบพอกันอยู่หรือในสภาพแวดล้อมอย่างหนึ่ง  เช่น  ถ้ากำลังมีความสุขเมื่อฟังเพลงเพลงหนึ่งอาจรู้สึกชอบแต่ถ้ากำลังมีความทุกข์  เพลงๆ เดียวกันก็อาจฟังแล้ว ได้อารมณ์ที่แตกต่างกันได้

การสื่อสารที่มีคุณภาพ  จะสามารถวัดประเมินผล  และสามารถพัฒนาสารต่อไปได้  มีองค์ประกอบในการสื่อสารที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่เรียกว่า   ปฏิกริยาโต้ตอบ     หรือ   Feedblack   การเกิดปฏิกริยาโต้ตอบนี้ สามารถเกิดได้ 2 ลักษณะคือ

1.Internal Feedblack

เป็นปฏิกริยาโต้ตอบที่เกิดขึ้นกับผู้รับสารเมื่อได้รับสาร  แต่เมื่อเกิดขึ้นแล้วไม่ได้ส่งกลับ

ออกไปภายนอกให้กับผู้ส่งสาร  ปฏิกริยาโต้ตอบเช่นนี้ไม่มีผลต่อการพัฒนาการสื่อสาร  เพราะผู้ส่งสารจะไม่ทราบว่าผู้รับสารได้รับแล้วเข้าใจหรือไม่แต่อย่างไรก็ตามยังคงมีผลต่อความคิดความเข้าใจและความรู้สึกของผู้รับสาร  ถึงแม้ว่าจะไม่ได้แสดงปฏิกริยาโต้ตอบออกมาก็ตาม

2.External Feedblack

เป็นปฏิกริยาโต้ตอบที่เกิดขึ้นกับผู้รับสารเมื่อได้รับสาร  และผู้รับสารส่งออกไปภายนอก

ให้ผู้ส่งสารได้ทราบว่า เขามีความคิด  ความเข้าใจ  หรือมีอารมณ์ความรู้สึกอย่างไร  ปฏิกริยาโต้ตอบเหล่านี้จะมีผลต่อการปรับปรุงหรือพัฒนาการสื่อสารต่อไป External Feedblack จึงเป็นสิ่งที่ควรให้เกิดขึ้น เพราะสามารถนำมาใช้ในการพัฒนาการสื่อสารได้

ตอนที่ 4  วัจนภาษาและอวัจนภาษา

วิธีการสื่อสารของมนุษย์ที่ใช้กันอยู่ในชีวิตประจำวัน คือ การสื่อสารทางวัจนภาษา (Verbal) และการสื่อสารทางอวัจนภาษา (Nonverbal)  วัจนภาษา  หมายถึง  ภาษาเสียง ได้แก่ ภาษาพูด  และภาษาเขียน  อวัจนภาษา ได้แก่  ภาษาที่ไม่ออกเสียง  แต่สามารถสื่อสารความหมายได้  ได้แก่  สีหน้า  ท่าทาง  สายตา  การวางท่า  ระยะห่าง  และน้ำเสียง  นอกจากนั้นก็อาจจะมีเรื่องราวของวัฒนธรรม  เวลาหรือภาษาที่ไม่ออกเสียงแต่สามารถสื่อความหมายได้

การสื่อสารของมนุษย์มีความจำเป็นต้องคำนึงถึงภาษาทั้ง 2 ด้วย เพราะหากไม่ให้ความสนใจในอย่างใดอย่างหนึ่ง ก็อาจจะเกิดความผิดพลาดหรือล้มเหลวได้โดยเฉพาะการสื่อสารแบบเผชิญหน้า ที่จำต้องมีการใช้ภาษาทั้ง 2 นี้ควบคู่กันไป  เพื่อช่วยให้เกิดความหมายชัดเจนขึ้น  การเลือกใช้วัจนภาษาจะเลือกใช้เมื่อสื่อความหมายที่ชัดเจน  และเกิดความรวดเร็ว  ส่วนใหญ่จะใช้ในการให้รายละเอียดขึ้อมูลจะได้ผลดี ในขณะที่ใช้อวัจนภาษาจะใช้เมื่อแทนความรู้สึก       จะให้ผลดีกว่าการให้รายละเอียดข้อมูล  ดังนั้นการเลือกภาษาต่างๆของมนุษย์   จึงเป็นทักษะที่ต้องเรียนรู้แลฝึกหัดที่ใช้ในการสื่อสารให้มีคุณภาพสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในการสื่อสารแต่ละครั้ง   นอกจากนั้นในด้านวัจนภาษาเองก็มีความแตกต่างกันในระหว่างการพูดและการเขียน ในที่นี้จะหมายความถึงการพูดที่ผู้ส่งสาร และผู้รับสารสามารถเผชิญหน้ากันได้ในกรณีนี้การพูดนอกจากจะสามารถใช้อวัจนภาษามาช่วยส่งเสริมให้เกิดความหมายที่ชัดเจนแล้ว ยังสามารถปรับเปลี่ยนไปตามผู้รับสารเพื่อให้เกิดความเหมาะสมและยังสามารถเปลี่ยนได้เมื่อเขียนอะไรออกไปแล้ว ก็                                                     

 ดังนั้น ความสามารถในการสื่อสารของมนุษย์ไม่ว่าจะเป็นในด้านของผู้ส่งสารของผู้รับสารก็มีความจำเป็นต้องมีประสบการณ์  มีทักษะในการฝึกฝน  และมีความระมัดระวังการสื่อความหมายของตนเอง  เพื่อให้บรรลุตามจุดประสงค์ที่ตั้งไว้ การที่สื่อสารโดยไม่ใช้ความระมัดระวัง หรือไม่ฝึกฝนทักษะในการสื่อสารอาจทำให้ไม่อาจบรรลุตามจุดประสงค์ที่ตั้งเอาไว้  และในบ้างครั้งอาจก่อให้เกิดอันตรายจากการสื่อสารนั้นๆ ด้วย

ตอนที่ 5  การใช้ภาษาตามจุดประสงค์

การใช้ภาษาของมนุษย์มักจะเกิดขึ้นตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป    การใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารธุรกิจ    ก็เป็นอีกรูปแบบของการสื่อสารของมนุษย์ที่มีจุดประสงค์แน่นอน  เพื่อการแลกเปลี่ยนซื้อขายสินค้าหรือบริการของตน  โดยคำนึงถึงผลกำไรและขาดทุนเป็นหลัก  ไม่ได้เป็นการเจรจาเพื่อหวังผลอย่างอื่นไม่ว่าจะเป็นในฐานะเพื่อนฝูง  ความเสน่หาหรือกิจการอื่น   จุดมุ่งหมายสำคัญมีอย่างเดียวคือ     เพื่อผลทางธุรกิจเท่านั้น

ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นการใช้วิธีการเจรจาแบบเพื่อนฝูง  ญาติพี่น้อง หรือ สถานะอื่น  ก็มีความประสงค์อย่างเดียวเท่านั้นคือผลทางธุรกิจ  ซึ่งจะต้องมีเรื่องของผลประโยชน์เข้ามาเกี่ยวข้อง ไม่ได้คำนึงถึงความไพเราะ  ความงดงามของภาษา  หรืออารมณ์ของความรู้สึกอื่นใด  หากจะมีเกิดขึ้นก็เมื่อผลประโยชน์เกิดขึ้นเพื่อธุรกิจเท่านั้น

ในการเจรจาเพื่อธุรกิจนั้นมีลักษณะที่เด่นชัดอย่างหนึ่งคือ แต่ละฝ่ายไม่ว่าจะเป็นผู้รับสารหรือผู้ส่งสาร   ต่างก็มีจุดมุ่งหมายที่จะให้ตนเองได้ผลประโยชน์ของตนเองมากกว่าของผู้อื่น   ดังนั้นหากการเจรจา ปรากฏว่ามีฝ่ายใดได้ประโยชน์มากกว่าอีกฝ่ายหนึ่งเกินไป  หรืออีกฝ่ายไม่ได้ประโยชน์ใดเลย  การสื่อสารนี้ก็อาจจะไม่ประสบความสำเร็จ  หรือถ้าเกิดขึ้นจริงก็ย่อมจะเกิดความไม่พอใจในผลของการสื่อสารนี้อย่างแน่นอน แต่หากว่าการสื่อสารนี้เกิดผลประโยชน์แก่ทั้งสองฝ่ายอย่างเท่าเทียมกัน การสื่อสารก็จะเป็นความพอใจของทั้งสองฝ่ายในการที่มีผลออกมาเป็นเช่นนี้

อย่างไรก็ตามการสื่อสารทางธุรกิจ  แต่ละฝ่ายก็ต่างหวังให้ตนเองได้ประโยชน์สูงสุดทั้งสิ้น ซึ่งโอกาสเป็นไปได้ยากที่จะให้เกิดความเท่าเทียมกันในผลประโยชน์ที่จะได้รับ  เราจะเห็นว่าถ้าเป็นการสื่อสารที่ต่างฝ่ายต่างได้ผลประโยชน์เท่าเทียมกันแล้ว  คุณภาพของการสื่อสารบรรยากาศของความเป็นมิตรจะเกิดขึ้นมากกว่าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งได้ประโยชน์  ดังนั้นหากเราต้องการจะรักษาสัมพันธภาพไว้ให้ยาวนาน  ความระมัดระวังในการสร้างข้อมูลเพื่อให้เกิดความเท่าเทียมกันจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง

รูปแบบในการสื่อสารทางธุรกิจเพื่อให้ประสบผลสำเร็จนั้นไม่ใช่มีแค่การเลือกใช้คำพูดเท่านั้น  แต่ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง  เช่น  สถานที่  บรรยากาศ  สถานการณ์ ฯลฯ  สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องคำนึงถึงให้มากด้วย  เพราะการที่คนเราจะเสียผลประโยชน์หรือได้ผลประโยชน์มักจะเกิดความรู้สึกที่มากกว่าการพูดคุยกันตามปกติในเรื่องทั่วไป

นักธุรกิจถึงมักจะคำนึงถึงสถานที่หรือบรรยากาศในการเจรจาแต่ละครั้ง เช่น การใช้ สนามกอล์ฟเป็น Background ในทางเจรจามากกว่าในงานเลี้ยงสังสรรค์เพราะคนจะมีความผ่อนคลายมากกว่า การยอมรับหรือการมองเห็นสูงกว่า  เช่น  ก็สามารถมองเห็นได้ชัดเจนถึงความสำคัญของวัจนะภาษาที่จึงถือว่าเป็นด่านแรกกับ อวัจนะภาษาต้องทำให้ประสบผลสำเร็จ

อวัจนะเป็นส่วนประกอบสำคัญในการใช้วัจนะภาษาเพื่อการสื่อสารทางอวัจนะขึ้นอยู่กับรูปแบบหลายอย่าง  ในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะ “การพูด”  จึงถือว่าเป็นด่านแรกที่จะทำให้คนเกิดความประทับใจ คำกล่าวที่ว่า  ความรู้สึกที่เรามี  และผู้อื่นมีต่อเรา เมื่อพบหน้ากันหนแรก ส่วนมากขึ้นอยู่กับ 3 ปัจจัย  คือ การพูด  ท่าทาง  และเสื้อผ้าที่เราสวมใส่  สามอย่างนี้จะทำให้คนเราเกิดทัศนคติต่อกันได้ ไม่ว่าจะในทางที่ดีหรือไม่ดี  การเจรจาซึ่งต้องให้ความระมัดระวังอย่างยิ่งซึ่งการที่จะประสบความสำเร็จเช่นนี้ได้  ไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ  แต่คิดขึ้นจากการที่ได้มีการเตรียมการเหล่านี้เป็นอย่างดี

การสื่อสารเป็นทักษะที่สามารถฝึกหัดได้โดยเฉพาะในการเจรจาเพื่อให้อีกฝ่ายเกิดความพึงพอใจได้  อยากทำการสื่อสารกับเรา รู้สึกผ่อนคลายไม่ได้เคร่งเครียด ความรู้สึกเป็นมิตรก็จะเกิดขึ้น วิธีการสื่อสารมีได้หลายลักษณะ  เพื่อนำไปเลือกใช้  เช่น  การเริ่มต้นสนทนา  โดยพูดเสียงที่อีกฝ่ายหนึ่งสนใจ  เป็นการเริ่มต้นที่ดีๆ ที่สุด

ตอนที่ 6  ผลลัพธ์ในการสื่อสารของมนุษย์

การสื่อสารเป็นสิ่งที่ต้องใช้ความระมัดระวังมาก เพราะมีโอกาสที่จะเข้าใจผิดได้ง่าย เนื่องจากเป็นกิจกรรมร่วมระหว่างผู้รับสารและผู้ส่งสาร ต้องเป็นความรับผิดชอบของคนทั้ง 2 ฝ่าย หากฝ่ายใดไม่มีความรับผิดชอบโอกาสจะเกิดความผิดพลาดก็มีได้

อย่างไรก็ตามกระบวนการสื่อสารจำเป็นต้องมีวิธีและกระบวนการที่พิจารณาอย่างละเอียด การสื่อสารไม่ใช่แค่การระบายความคิดที่เรามีอยู่เท่านั้น เพราะไม่ใช่แค่การถ่ายทอดเหมือนการถ่ายทอดดนตรี ไม่มีการคำนึงถึงการรับรู้ของผู้รับสาร  ถ้าเป็นการสื่อสารแล้วจะต้องมีการรับรู้ของผู้รับสารเกิดขึ้นด้วย  ไม่ใช่การส่งออกจากผู้ส่งสารอย่างเดียว  การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือ การสื่อสารที่สอดคล้องและเชื่อมโยงกับกระบวนการการรับสารของผู้รับสาร การปรับปรุงทักษะการสื่อสารของตนเองถือเป็นขั้นตอนแรกของการพัฒนาประสิทธิภาพในกระบวนการสื่อสาร  นั่นคือต้องมีการปรับปรุงความสามารถในการฟัง  การสังเกต  การอ่านและการมองก่อนที่จะไปปรับปรุง การพูดหรือการเขียน จะเห็นว่า  การพัฒนาทักษะนั้นต้องเริ่มจากการเป็นผู้รับสารที่ดีก่อน จึงเข้าก้าวไปสู่การเป็นผู้ส่งสารผ่านทางวัจนภาษา       การเข้าใจกระบวนการสื่อสารให้ดีจะเข้าใจได้ถึงความซับซ้อนของกระบวนการสื่อสาร แต่ถ้าเราใช้เวลานานขึ้นในการศึกษาและปรับปรุงทักษะในการสื่อสารเราก็จะเข้าใจและสามารถควบคุมได้  เหมือนกับลมหายใจเข้าออกของเราที่มีติดตัวเราอยู่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้  แต่หากเรารู้จักวิธีการควบคุมเราก็จะได้ประโยชน์จากการหายใจเช่นเดียวกับ ได้ประโยชน์จากการสื่อสารเช่นเดียวกัน  เพียงแต่เราต้องเรียนรู้วิธีการที่เหมาะสมเท่านั้น   เราต้องยอมรับว่า  การสื่อสารเป็นคุณสมบัติที่ทุกคนต้องมีเหมือนกับลมหายใจ  เป็นสิ่งที่ต้องฝึกฝนและเสริมสร้างเพื่อความอยู่รอด  เป็นทักษะในการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างกันของมนุษย์  ความสัมพันธ์อันดีจะนำไปสู่คุณภาพในการทำงานด้วย  ความสำเร็จในการสื่อสารจะเกิดขึ้นได้บ่อยครั้งแต่ไหนจะแตกต่างกันไปตามทักษะของบุคคลนั้น  แต่โดยทั่วไปแล้วความสำเร็จในการสื่อสารจะมีน้อยกว่าที่เราคิดหรือสรุปเอาเอง  ทั้งนี้เพราะความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ตลอดการสื่อสาร

การสื่อสารด้วยคำพูดตัวต่อตัวมีโอกาสที่จะเข้าใจกันได้ง่ายที่สุด  เพราะคนมีโอกาสได้เห็นหน้ากันเมื่อไม่เข้าใจก็สามารถซักถามสามารถจะเรียนรู้ร่วมกันได้  การรับสารที่ถูกต้องตรวจสอบเรื่องราวต่างๆ  จนติดเป็นนิสัยเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อลดความผิดพลาดของการสื่อสาร  คนส่วนใหญ่มักจะขาดความอดทนที่จะทบทวนข้อมูลที่ส่งออกไป  รวมั้งในบางครั้งก็มีความภาคภูมิใจในความสำเร็จของตนเองจนลืมสำรวจความเข้าใจของคนอื่น ไม่สนในการปรับปรุงตนเอง เหล่านี้จะเป็นจุดอ่อนของคนส่วนใหญ่ ในความจริงแล้วเมื่อผู้รับสารได้ยินเรื่องเดียวกันกับที่ผู้ส่งสารส่งออกไป นั่นหมายความว่ากระบวนการสื่อสารได้เกิดขึ้น   แต่หากจะทำให้การสื่อสารสมบูรณ์ไม่ได้เกิดขึ้นแค่ผู้รับสารได้ยินเรื่องเดียวกับที่ผู้ส่งสารส่งออกไปเท่านั้น  แต่ผู้รับสารต้องเข้าใจเนื้อหาสาระที่ผู้ส่งสารมีวัตถุประสงค์ด้วย  ถ้าหากเราสามารถแยกทั้งสองสิ่งนี้ออกจากกันได้ก็สามารถลดความล้มเหลวในการสื่อสารได้  นั่นก็คือการส่งสารจะถูกตีความสองครั้ง  ครั้งแรกโดยผู้ส่งสาร  ครั้งที่สองโดยผู้รับสาร  ดังนั้นการตีความสองครั้งนี้อาจจะมีความหมายแตกต่างกันก็ได้ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการล้มเหลวในการสื่อสาร  อาจก่อให้เกิดผลร้ายอย่างคาดไม่ถึง  อาจกระทบกระเทือนความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลต่างๆ  ที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในกรณีนี้ผู้ส่งสารต้องระมัดระวังไม่ยึดติดอยู่กับความหมายแรกของตนซึ่งอาจไม่เหมือนคนอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพในการสื่อสารของตนเองด้วย    การเรียนรู้ว่าอาจมีช่องว่างในการสื่อสารดังนี้ จะช่วยลดความเข้าใจผิดในการสื่อสารลงได้  ถ้าผู้ส่งสารอุดช่องว่าง  พยายามรับฟัง  ตอบสนอง  เอาใจใส่  และพยายามเข้าใจกันมากขึ้น  ความสำเร็จในการสื่อสารจะมีเพิ่มมากขึ้นด้วย  การสื่อสารเป็นเรื่องของทักษะ เกิดจากการฝึกฝนยิ่งฝึกฝนยิ่งเรียนรู้ด้วยตนเอง  พยายามสังเกตปรับปรุงในไม่ช้าก็จะกลายเป็นทักษะ  มีความชำนาญ สามารถทำได้รวดเร็วเป็นที่ช่วยให้ประสบความสำเร็จในการสื่อสารอย่างแน่นอน

การสื่อสารในการทำงานมีกฎเกณฑ์ อย่างนี้คือ การสื่อสารไม่ได้ทำเพื่อความสนุกสนาน แต่ทำเพื่อให้งานทุกอย่างสำเร็จเข้าใจว่าด้วยสื่อแต่ละประเภทที่มีความแตกต่างกัน หากคนเราได้มีโอกาสพบปะพูดคุยกันย่อยๆ  โอกาสเกิดความเข้าใจระหว่างกันมีมากขึ้น  โดยเป็นการพูดแบบซึ่งทำให้เห็นเกิด

สรุป

จากที่กล่าวมาแล้วทั้งหมดจะเห็นว่าการสื่อสารของมนุษย์มีกระบวนการที่ต้องเรียนรู้และฝึกหัดการใช้งานตลอดเวลา และหากคนเรามีความสามารถในการสื่อสารแล้วนั่นก็หมายความว่า  เขาสามารถนำสิ่งที่เขามีความชำนาญนี้ไปปรับปรุงใช้กับการสื่อสารได้ทุกประเภท  ตามจุดประสงค์ที่เขาต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การบอกลักษณะการสื่อสารลงไปแล้วว่า ควรจะใช้วิธีการใดกับการสื่อสารของมนุษย์  จึงดูจะเป็นการจำกัดความสามารถของมนุษย์  และอาจจะเกิดความผิดพลาดได้  ทั้งนี้เพราะการสื่อสารของมนุษย์ เป็นสิ่งที่ไม่ตายตัว แต่ต้องปรับเปลี่ยนไปตามสภาพต่างๆ ให้เหมาะสม  และเป็นทักษะของแต่ละคนที่จะต้องเลือกให้ข้อมูลและวิธีการให้เหมาะสมทั้งกับตัวของเขาเอง กับสภาพแวดล้อม และกับตัวผู้รับสารเองในท้ายที่สุดด้วย